S’organiser

En cette période de rentrée scolaire, le travail s’accumule facilement. Que ce soit les cours à revoir, les travaux à produire d’une semaine à l’autre ou encore le travail et la vie privée, on se retrouve vite sous une montagne de choses à faire. La panique s’empare alors de nous et l’efficacité tombe dans les oubliettes. Je vis actuellement cette période stressante et intense. Bien qu’elle soit entièrement positive, elle reste très lourde et bien peu facile à vivre. Mais ! Je ne suis pas là pour vous transmettre tout ce négatif. Je suis là pour vous aider à la transformer en quelque chose de bien plus léger et supportable.

Etre organisé est primordial quand on a une tonne de choses à faire. Si au début cela peut être pénible et paraître inutile, vous ne ferez que gagner un temps considérable par la suite. Et rappelez-vous, du temps vous n’en avez pas. Selon votre fonctionnement, certaines choses seront plus efficaces que d’autres. Mais on m’a fait remarquer très justement que tout le reste permettra de se vider la tête. Ecrire ce à quoi on doit penser ne veut pas dire qu’on ne peut pas y penser. Cependant cela aide à ne pas ressasser et à ne pas être stressé quant à l’éventualité d’oublier. On ne peut pas oublier puisque c’est écrit ! Et pour ce faire, on a une multitude d’outils.

Penser son organisation en semaine

Je vais commencer par le plus important pour moi. Depuis toute petite, je me représente le passage du temps et plus spécifiquement celui de mon quotidien à travers une semaine. Puisque mon planning se déroule sur une semaine entière, j’ai décidé d’investir dans un week planner. Il me permet de coucher ma semaine sur le papier et d’avoir une vue d’ensemble de celle-ci. J’y note tout ce qui concerne mes travaux à rendre, mes dates buttoirs ou encore mon quotidien. Ce que j’entends par organisation du quotidien regroupe les tâches ménagères, les courses ou encore le rangement. Si ça paraît ne pas être grand-chose, parce qu’on peut le faire sans le prévoir, c’est tout de même très pratique pour ne pas se retrouver un dimanche, avec le frigo vide, ou un lundi matin sans rien de propre à se mettre. C’est donc important, ne serait-ce que pour ne plus avoir à y penser, de les caser dans son emploi du temps de la semaine.

L’emploi du temps reste aussi dans cet axe de pensée. Il regroupe ce qui est fixe, les horaires auxquels vous devez vous soumettre et les endroits où vous devez être. C’est assez difficile de regrouper cela sur un week planner puisque ce dernier s’en trouve rapidement rempli. Comme l’emploi du temps reste fixe pendant un certain temps, comme un trimestre, un semestre ou encore une année, on le fait une fois et il reste accroché au mur pour qu’on puisse s’y référer quand besoin est ! Des modèles d’emploi du temps sont facilement accessibles sur google image. Je vous conseille d’en imprimer un que vous trouver esthétiquement plaisant pour le remplir.

Vivre au jour le jour

L’agenda est l’outil le plus efficace pour se rappeler de ce qu’on doit faire d’une journée à l’autre, ou encore pour savoir ce qu’on a à faire tout au long d’une journée. Je parlais de travail à faire d’une semaine à l’autre. La première utilité d’un agenda est de noter tous ces travaux pour ne pas les oublier mais aussi pour ne pas avoir à y penser. Ouvrir son agenda et regarder ce qu’on a à faire est beaucoup moins fatiguant que de chercher à se rappeler ce qu’on doit faire, pour quand. De plus, on peut y entrer des dates buttoirs ou des buts. Tout ceci peut être un peu plus développé que dans un week planner, puisqu’on a plus de place pour, normalement, moins d’information. Le côté pratique est qu’on peut l’emmener partout, puisqu’il rentre parfaitement dans le sac. On ne le laisse pas sur le bureau mais on le prend avec nous pour y noter chaque chose à retenir.

Les notes ou le calendrier du téléphone portable peuvent pallier à son absence mais, comme les notes sur l’ordinateur, on a tendance à noter quelque chose et à oublier qu’on l’a noté. L’agenda a pour lui l’avantage d’exister uniquement pour être consulté lorsqu’on veut savoir ce qu’on a à faire.

Utiliser des listes

Commençons par le commencement : la liste des courses. C’est une des listes les plus utilisées, répandues et donc connues. Ce qui peut être efficace, toujours dans l’idée de se décharger et donc de pouvoir penser à autre chose, est de faire une liste de ce que vous acheter chaque fois que vous faites vos courses. Vous pouvez vous poser et y réfléchir ou reprendre vos tickets de caisse et noter ce qui revient à chaque fois. Cela fait, une seconde liste peut être dressées, cette fois de ce que vous ne prenez que très rarement, comme les produits ménager. Vérifier les stocks des produits sur cette liste avant de partir faire vos courses, pour pouvoir ajuster la liste principale ! J’insiste sur le fait que le système de liste n’est pas uniquement fait pour se rappeler les choses, mais aussi pour coucher sur le papier ce qui tourne dans votre esprit. Cela soulage alors grandement l’impression d’être submergé et d’avoir trop à penser.

Ensuite, les to-do list. Elles sont aussi très populaires en ce moment mais pas moins efficaces. Encore une fois, elles le seront bien plus chez certaines personnes que chez d’autres. Auprès des personnes qui sont plutôt réfractaire à ce type d’organisation, cela permettra tout autant de vous décharger. Cette liste est utile pour ce qu’on a à faire sur le moment, dans les heures à venir ou encore dans la journée. Elle concerne cependant des tâches diverses et variées, plus ou moins importantes. Ce qui fonctionne bien et de lister un certain nombre de petites choses qui prendront peu de temps. Elles seront barrées plus rapidement et vous constaterez une réelle avancée. Mais elles vous permettent aussi de faire un tour rapide de ce que vous voulez faire durant la journée et de progresser au fur et à mesure, une chose à la fois, sans penser à tout le reste. Cela accroît alors l’efficacité et diminue le stress.

Ranger et classer

Une fois l’esprit débarrassé des pensées parasites, parce qu’on les ressasse, parce qu’on a peur d’oublier ou parce qu’on se demande sans cesse si on arrivera à tout faire, on peut s’intéresser à une organisation matérielle. Un bureau mal rangé ne donne pas envie de travailler. Quand on sait qu’on passera plus de temps à chercher les documents nécessaire qu’à faire le travail, on se décourage rapidement et juge que ça n’en vaut pas la peine. Je prendrai l’exemple des cours, puisque c’est celui qui me vient le plus naturellement, mais ce système s’applique tout aussi bien aux papiers administratif. Avant de commencer, on identifiera les différentes catégories. Donc pour les cours, on gardera le découpage en matières.

Selon la prise de note, deux options s’offrent à vous : le trieur ou les dossiers sur l’ordinateur. Le trieur recevra les feuilles chargées de notes manuscrites. On classe les notes par matières, mais ça ne s’arrête pas là. Qui dit trieur dit classeurs à la maison. Il est important de vider régulièrement son trieur dans des gros classeurs qui regrouperont le semestre de cours. Attention à ne pas le faire trop souvent cependant, pour toujours avoir au moins les notes du cours précédent si besoin est.

Les dossiers sur ordinateur demandent moins d’étapes, puisqu’il suffit de les créer et d’y enregistrer les documents ensuite. Ce qui peut être fait est un dossier par année, puis un sous-dossier par semestre et ensuite un par matière. On peut séparer le dossier des travaux dirigés de celui des cours magistraux si on fait un document par cours. Sinon on peut faire un seul document pour les cours magistraux et un seul pour les travaux dirigés. Pour les imprimer en fin de semestre, avant les révisions, c’est plus facile ! Petit conseil pour la prise de note, le pack word est bien plus pratique que le pack libreoffice. Non pas parce qu’il a quelque chose en plus que ce dernier mais parce qu’il est plus universelle. Les documents qu’on vous enverra seront sans doute sous ce format et c’est très pénalisant de ne pas pouvoir les ouvrir correctement ou de ne pas pouvoir échanger avec d’autres.

Enfin, concernant les papiers sur le bureau, donc beaucoup moins axé sur les cours et plus sur ce qu’on accumule, soit à cause du courrier, soit à cause de l’administratif, avant l’étape du rangement dans un trieur ou un classeur on peut utiliser les porte documents. Posés sur le bureau ils permettent de pré-trier et de ne plus seulement accumuler les feuilles volantes. De même, il est possible d’organiser cela en en dédiant un aux cours, un autre au courrier reçu ou encore aux papiers importants à garder. De cette manière, on ne perd rien, on a un plan de travail dégagé et on retrouve bien plus rapidement les documents dont on peut avoir besoin. Comme dit précédemment, c’est une étape avant le rangement dans un classeur ou un trieur, pour stocker les documents dont on n’a pas besoin tous les jours.

Normalement, avec tous ces petits trucs et astuces, vous devriez réussir à sortir la tête de l’eau ! Prendre ces habitudes vous rendra la vie bien plus facile, qu’aujourd’hui vous soyez submergé ou non. C’est souvent lorsqu’on est trop sollicité qu’on se rend compte de l’absence de technique, de cadre ou d’outil. Les connaître et les appliquer dès à présent peu préparer et adoucir les périodes qui s’annoncent chargées. N’hésitez pas à en parler avec votre entourage, qui pourra vous apporter aussi une nouvelle vision des choses et surtout vous soutenir en période de stress. Si vous avez vos petits trucs pour vous organiser que je n’aurais pas cité, je serais curieuse de les connaître !

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